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Ter um comércio, empresa ou mesmo um negócio de vendas online, hoje em dia, demanda muitas responsabilidades por parte da gerência e, uma delas, é o arquivamento de documentos que, em muitos casos, devem ser guardados e protegidos durante longos períodos pois podem ser solicitados por alguma entidade do governo para comprovar a sua legabilidade.
Na maioria das vezes, documentos desta categoria servem como validade jurídica para o funcionamento da sua firma e, caso não esteja em dia ou em perfeitas condições de conservação, podem trazer penalizações e multas para você e sua empresa.
Dentre as orientações para se arquivar documentos há diversos métodos que podem te ajudar na listagem e gerenciamento dos registros importantes. Seguir essas indicações facilitam a regularização das pendências documentais e as deixam dentro das leis de armazenamento nacionais.
Por isso, é fundamental criar uma estrutura de gestão eficiente, em um ambiente dinâmico e organizado para guardar toda a papelada, pensando nisso, montamos um artigo com tudo o que você precisa saber sobre o arquivamento de documentos para começar a sua estrutura logística.
Arquivamento de Documentos é o processo de organização de arquivos construído com base na gestão documental de uma empresa ou indivíduo. Por meio da seleção, ordenação e o controle de arquivos em espaços dedicados ao armazenamento, os documentos são dispostos de forma que facilite seu controle e administração.
Esse método de guardar papeladas importantes auxilia a empresa a se enquadrar dentro das normas exigidas pelas leis de armazenamento impostas no Brasil. Além disso, garante mais eficiência e produtividade para os gestores que cuidam de área de arquivologia, permitindo que os arquivos sejam conservados por um tempo muito maior.
Uma das melhores maneiras de deixar a parte administrativa da sua empresa pronta para atender as exigências fiscais é estabelecer uma organização prática e eficiente, que seja capaz de trazer benefícios para você e seus colaboradores em sua rotina. Dessa forma você diminui os riscos de encontrar problemas futuros como multas e até mesmo o fechamento da instituição, caso algum documento seja solicitado com urgência.
Segundo uma pesquisa feita pela empresa de auditorias PcW, em 2016, os gestores de uma companhia gastam, em média, 30 dias do ano procurando arquivos em ambientes desorganizados. Essa falta de disciplina é responsável pela perda de 5% a 15% do tempo de uma pessoa que precisa checar diversos papéis até encontrar aquilo que deseja.
O que a princípio pode parecer inofensivo é capaz de levar até 50% do seu tempo de trabalho diário. A pesquisa ainda aponta que cerca de duas horas do total são desperdiçadas pelos colaboradores que precisam se dedicar a procura de documentos importantes perdidos ou extraviados ao longo dos anos.
Como se isso não bastasse, no mínimo 2/3 das informações armazenadas pelas empresas são obsoletas e poderiam ser jogadas fora ou mesmo destruídas por conta da sua validade. Já que isso não acontece, o acúmulo de papéis desnecessários faz com que documentos importantes sejam perdidos com mais facilidade – criando um ciclo “infinito” de perda de tempo e desorganização.
Outro dado importante, é o de que quase 40% das impressões fotocopiadas são reproduzidas em média 19 vezes e ajudam a acumular documentos iguais que só atrapalham na organização do que realmente deveria ser evidenciado.
O resultado apresentado pela pesquisa mostra como boa parte das empresas brasileiras ignoram a organização de documentos e criam o hábito de uma prática que pode afetar negativamente sua marca ao longo do tempo.
Não encontrar alguns arquivos é apenas um dos problemas que você pode ter. Sem uma estrutura organizacional hábil à atender essas necessidades da sua empresa, questões como multas recorrentes podem até implicar no fechamento da sua companhia.
Por isso, fique atento quanto a sua administração de arquivos e comece a estruturar e armazenar seus documentos de forma funcional, prática e segura o quanto antes.
Nem todo mundo sabe como funcionam as leis que determinam os documentos a serem guardados e o tempo que eles devem ser mantidos em conservação para garantir que a sua empresa não tenha problemas de comprovação jurídica.
Saber como funciona a classificação de documentos de arquivo faz com que você entenda as exigências da Legislação Arquivística e consiga planejar a melhor forma de organização e armazenamento para sua realidade.
Um dos principais pontos para compreender como funciona esse sistema de administração é entender a periodicidade de cada arquivo e documento. Para isso, dentro da área de Arquivologia, foi criado um conceito chamado “Ciclo Vital dos Documentos”. A ideia é proveniente de teorias de validação documental criadas desde a Segunda Guerra Mundial, mas que vem evoluindo e se modernizando com o tempo, até poder ser considerada uma metodologia de organização de informações.
A estratégia dessa organização faz a divisão dos documentos em três níveis diferentes de maturidade:
Arquivo corrente (primeira idade): Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística, esses documentos são valiosos por serem extremamente importantes para as atividades que provocaram sua produção. Em outras palavras, são de muita valia por estarem associados diretamente a questões administrativas, legais e fiscais da empresa.
Arquivo Intermediário (segunda idade): São documentos com menor uso, mas com informações extremamente relevantes que servem para a pesquisa de referências internas. São originários dos arquivos correntes, mas não são tão utilizados quanto eles.
Arquivo Permanente: Arquivos que já cumpriram suas finalidades de validação, entretanto, são guardados como provas comprobatórias de determinada ação ou negociação.
Na maior parte das vezes, quem realiza a classificação de documentos de arquivo são os funcionários que conhecem a parte administrativa da empresa há mais tempo. Por experiência eles sabem dizer e listar quais são os arquivos que mais saem. Em seguida, essa avaliação é aprovada pelas autoridades máximas das organizações para começar a produção da Tabela de Temporalidade de Documento (TTD), baseadas nas orientações de frequência de uso e validade para a companhia.
Com essas informações é possível se criar uma tabela de temporalidade de documentos de arquivo que facilite a sua consulta para qualquer item que precise.
Algumas coisas precisam ser levadas em consideração na hora de se categorizar cada um dos documentos que será levado para seu espaço de armazenagem.
O principal ponto de atenção quando estiver planejando sua organização é a periodicidade de documentos já definida pelo Código Civil. A lista é extensa, mas saber os documentos que precisam ser armazenados por mais tempo e aqueles que devem manter sua conservação intacta vai te economizar um bom tempo de análise. Confira:
Sem dúvidas, não são todos os documentos que você vai precisar guardar em um grande espaço dedicado. Boa parte dos arquivos podem ser usados muitas vezes em seu cotidiano e, por isso, é interessante mantê-los perto de si ou ao menos em um local de fácil acesso – principalmente os documentos de identificação pessoal.
Também existem alguns documentos que não têm um período mínimo, definido pela lei, para serem guardados. Nesses casos, é indicado que você mantenha-os arquivados por pelo menos um ano – podendo chegar até cinco anos, caso seja referente a quitação de alguma dívida.
Um outro detalhe que não aparece nas tabelas, mas merece atenção é o prazo de solicitação de alguns documentos. O holerite, por exemplo, é um arquivo que as empresas devem manter obrigatoriamente em seu sistema durante dois anos, somente depois disso ele pode ser descartado – seja na forma física ou digital.
Conhecer a temporalidade de cada documento é importante tanto para a organização pessoal, com a papelada que você tem em casa, quanto para uma empresa que precisa cuidar diariamente de inúmeros registros.
Quando o assunto é a criação de um ambiente para manter seguro os arquivos importantes da sua empresa, muitos acreditam que a melhor solução para se evitar problemas é investir exclusivamente em uma estrutura virtual por meio de um banco de dados local ou nuvem.
Com métodos como a microfilmagem e a digitalização de arquivos, o acúmulo de documentos físicos passou a ter outras opções capazes de substituir o formato tradicional de administração de arquivos. Contudo, não são todos os documentos que podem ser passados para um formato digital.
Em muitos casos a validação de uma declaração só poderá ser considerada quando o seu arquivo físico for apresentado, caso o contrário, você ou a sua empresa poderão ser punidos com multas e outros tipos de repressões judiciais.
Portanto, é muito importante ficar de olho na tabela de temporalidade dos documentos, assim como nas orientações do Tribunal de Justiça da sua cidade para saber quais são os papéis imprescindíveis para se manter fisicamente.
Com isso em mente, é preciso estudar quais são os documentos que podem ser digitalizados e qual será a estrutura que você vai implementar para mantê-los no sistema. Uma boa dica para quem está pensando em adotar esse método de organização é fazer uma lista com os prós e contras de cada uma das formas de armazenamento e comparar os documentos que pretende transportar para os arquivos virtuais.
Dentre as coisas que você precisa considerar ao fazer essa portabilidade está a necessidade de investimentos em tecnologia, incluindo programas dedicados à organização de múltiplas pastas, contratação de planos de nuvem ou a compra de hardware dedicado ao armazenamento e backup de dados, técnicos para manutenção dos componentes usados e, obviamente, o tempo que os funcionários vão levar para organizar cada um dos arquivos.
Qualquer um desses pontos que não for bem pensado pode gerar dores de cabeça no futuro, incluindo perda de dados e até mesmo invasão hacker no sistema desprotegido.
Por outro lado, a dificuldade de conservação e a possibilidade de perda de documentos físicos também atrapalham na organização da sua empresa, fazendo com que muitos gestores optem por combinar as duas soluções.
Ao mesclar ambas é possível reduzir os custos tecnológicos, armazenar os documentos permanentes em ambientes específicos e manter os arquivos físicos mais importantes armazenados, organizados e seguros em locais destinados para isso. Sem ocupar espaço na empresa, e, evitando qualquer extravio dos papéis mais importantes.
Entendendo os tipos de arquivos de documentos que existem você pode começar a pensar em estruturar o seu espaço para criar o armazém, podemos te ajudar com as nossas soluções de self storage. O investimento no aluguel desses boxes vale a pena, pois oferecem oferecem muito mais conforto, segurança e praticidade no seu dia a dia.
Para começar a planejar o seu arquivamento e ordenação de documentos de arquivo é preciso estabelecer qual será o espaço que você vai utilizar para montar o seu almoxarifado.
É comum ver os profissionais de arquivologia herdarem a estrutura física da empresa e só adaptar a sua organização da melhor forma possível, dentro das suas expectativas de ordenação e as orientações do seu segmento.
Entretanto, ao longo do tempo e com muitas pessoas manipulando as caixas arquivadas com os documentos, podem ocorrer extravios e danificações nos arquivos. A fim de evitar esses transtornos, uma prática bastante recomendada para que você não encontre problemas futuros é criar o seu espaço de armazenamento do zero, planejando onde vai ficar cada um dos documentos e como será sua organização.
Para poder aplicar os conceitos de classificação de documentos de arquivo é preciso ter a disposição um espaço físico que comporte todas as suas necessidades e, principalmente, ofereça conforto para mover todos os documentos com facilidade.
Para facilitar esse processo o self storage dispõe de diversos tipos e tamanhos de depósito. Com alocação de boxes personalizados você pode modificar o tamanho do ambiente conforme a sua carência para caber todas as caixas, pastas ou arquivos que quiser.
Nossas unidades em São Paulo e Rio de Janeiro contam com a estrutura mais avançada do segmento, dispondo de vigilância 24 horas no local, câmeras individuais distribuídas pelo galpão, elevadores de acesso de alta capacidade, além de carrinhos e paleteira para auxiliar na sua organização e transporte de grandes volumes de documentos.
Ao acionar uma das nossas soluções você também garante a maior segurança de acesso, já que só é permitida a entrada de uma pessoa caso ela digite seu código de acesso e tenha a chave para abrir o box.
Esse método faz com que o controle de entrada e saída de funcionários seja ainda mais rígido e reduza os riscos de um acesso não autorizado ao espaço.
A Moby Storage pode te ajudar a criar o acondicionamento e armazenamento de documentos de arquivo personalizado, você pode criar sua própria estrutura de armazenagem delimitando os padrões da sua preferência e com contratos sem burocracia.
O próximo passo para criação do seu almoxarifado é escolher qual o método de classificação de documentos será utilizado pela sua organização. Compreender os tipos de arquivos de documentos que você trabalha é essencial para te dar mais opções de planejamento.
Existem diversas categorias de arquivamento que podem ser úteis para sua empresa, porém, se você não tiver em mente como será feita a organização, o que era para ser benéfico e auxiliar na otimização do seu tempo, pode acabar piorando toda a situação da administração e causar sérios prejuízos a longo prazo.
Separamos algumas dicas das principais formas de arquivamento existentes para te ajudar a tomar essa decisão:
Assunto: A separação por assunto é uma das mais intuitivas e tradicionais opções para se fazer. Nesse método você cria grupos que abordam as mesmas temáticas em sua documentação, estabelecendo uma organização mais ampla, onde tudo que tiver esse assunto como base será classificado da mesma forma. Este método é comumente usado quando se tem grandes volumes de arquivos com as mesmas questões;
Método alfabético: Neste método a separação de arquivos pode levar um pouco mais de tempo, pois a seleção feita em ordem alfabética pode demandar mais cuidado. Essa classificação não depende totalmente do volume de arquivos e é uma ótima solução para quem precisa fazer consultas rápidas, intuitivas e eficientes ao longo do dia;
Método numérico: Dentro da seleção numérica é possível se criar algumas estratégias diferentes dependendo das suas necessidades, o que torna o método um dos mais atrativos para quem cuida de diversos tipos de documentos diferentes. É possível fazer uma ordenação numérica simples (sequencial), cronológica ou mesmo pelo número dígito-terminal. Todos seguem uma sequência exata, entretanto você consegue estabelecer o seu padrão de preferência;
Numérico dígito-terminal: Quando o processo numérico de uma ordenação se torna muito extenso é praticamente inviável continuar alimentando seu armazenamento com números sequenciais. Neste caso, a adoção do método numérico-terminal pode te auxiliar a alcançar outras combinações. Essa organização é feita com base nos últimos dois dígitos do documento e, quando se tornam idênticos em todas as suas combinações, são alterados os dois dígitos anteriores, e assim por diante;
Numérico Simples: Assim como o método numérico, a separação numérica-simples é feita de forma sequencial, sendo a forma de separação a única diferença entre elas. No formato numérico-simples você cria as estruturas de acordo com o número da pasta que o documento foi arquivado, quase como de forma cronológica;
Numérico cronológico: Separação feita pela data de acontecimento dos eventos. Esse tipo de seleção é interessante para quem cuida de eventos sazonais e precisa ter fácil acesso aos casos diariamente durante um determinado período;
Eletrônico: Esse é o método para quem procura arquivar seus documentos de forma eletrônica e/ou digital. Aqui o maior investimento é feito em tecnologia (hardware ou nuvem) e o arquivamento é composto pelos documentos digitalizados. A gestão neste tipo de situação pode ser feita de forma online ou mesmo remota, entretanto, deve-se acompanhar os processos de perto. Muitas vezes, softwares de controle que criam históricos de atividades precisam ser combinados com a administração.
Geográfico: A organização geográfica é definida por meio do local que a documentação se refere. Na literatura arquivística existem duas normas que podem ser empregadas:
As duas formas podem ser empregadas, dependendo do seu segmento e das documentações com que você trabalha
Método Variadex: Esse método de separação é bastante comum em inúmeros segmentos que trabalham com arquivamento de documentos. Nele você utiliza cinco cores diferentes para representar a segunda letra de cada palavra. Em resumo, você terá que fazer a separação por ordem alfabética e somente depois aplicar esse conceito. A ordenação pode ter até cinco cores para cada letra do alfabeto, o que significa que, para aplicar essa forma de ordenação, é preciso um grande espaço capaz de comportar grandes volumes de documentos.
Um box personalizado da Moby Storage, por exemplo, pode ser uma ótima solução para você, já que é possível delimitar o tamanho do espaço que precisa e até mesmo alterá-lo se necessário.
Como fazer a separação de documentos?
Existem diversas formas de se separar os documentos para combiná-los com a estrutura de organização escolhida. Não existem métodos considerados errados para realizar a seleção, porém, há algumas práticas que facilitam muito a maneira de manusear a distribuição do seu arranjo na prática.
Uma das mais tradicionais é a chamada triagem, onde é possível aplicar uma gama de opções diferentes para estruturar a composição dos itens conforme a sua necessidade. Dentre as possibilidades que esse método permite é possível aplicar segmentações por:
Apesar de serem classificações básicas para separar os documentos, essa separação é extremamente essencial para que o sistema todo funcione.
Somente com a aplicação desses conceitos sua gestão de documentos será efetiva e terá resultados na otimização do seu tempo, produtividade e organização de espaço.
Para ajudar a começar a sua organização listamos algumas dicas de arquivamento de documentos que podem ser extremamente úteis em seu processo de criação:
1. Sempre tente guardar os documentos em ordem decrescente de importância para que os arquivos essenciais estejam próximos caso seja preciso apresentar para os órgãos de Justiça;
2. Sempre que possível proteja os documentos por pastas para ajudar em sua conservação;
3. Dar preferência à envoltórios transparentes combinados com etiquetas de identificação;
4. Sempre descartar documentos que não serão mais utilizados;
5. Ficar atento a temporalidade de cada um para não se desfazer de algo relevante e nem ficar com documentos inúteis em seu almoxarifado;
6. Separar documentos que devem ser guardados sempre, como no caso de escrituras (documentos permanentes);
7. Digitalize os documentos mais importantes e mantenha-os salvos em cópias virtuais;
8. Usar a microfilmagem caso não seja possível digitalizar documentos importantes;
9. Otimize o máximo de espaço que puder para que não se atrapalhe em sua própria organização;
10. Fazer anotações das informações que faltam em cada um dos arquivos listados. Dessa forma você não precisa ficar tirando tudo da ordem sempre que precisar atualizar os dados de um determinado setor.
As dicas não substituem o trabalho de um arquivista ou qualquer outro profissional dedicado à área de organização documental de uma empresa, mas é um grande auxílio para você que está enfrentando problemas em sua estrutura.
Se você está buscando melhorar a sua base organizacional, conte com as soluções da Moby Storage. As locação de boxes personalizados incluem vigilância 24 horas através de câmeras no galpão e seguranças no local.
Além disso, no espaço você encontra materiais para proteção dos seus arquivos que garantem a proteção extra de itens mais sensíveis com a aplicação de plástico bolha, fitas dentre outras coisas.
O estacionamento ainda oferece um pátio robusto para manobrar grandes veículos com facilidade, sendo capaz de receber tanto carros quanto caminhões para levar os itens e objetos até o galpão.
Para movê-los até o interior dos boxes, o ambiente também tem carrinhos e paleteiras que auxiliam a carregar grandes volumes de documentos até os espaços locados.
Toda essa estrutura abriga serviços de limpeza diária para manter tudo aquilo que você precisar guardar em segurança pelo tempo que precisar.
Nossas unidades estão localizadas estrategicamente nas cidades do Rio de Janeiro e São Paulo, próximos aos principais aeroportos e com fácil acesso à todas as suas regiões.
Não perca mais tempo e venha conhecer os galpões. Descubra como a Moby Self Storage pode te ajudar na organização!